Διόρθωση: Λείπει ή δεν λειτουργεί η αυτόματη αρχειοθέτηση στο MS Outlook
Η λειτουργία Αυτόματης Αρχειοθέτησης στο Outlook βοηθά τους χρήστες να διαχειρίζονται το χώρο στο γραμματοκιβώτιό τους μετακινώντας αυτόματα τα email από τον τρέχοντα φάκελο στη θέση αρχειοθέτησης. Τα αρχειοθετημένα στοιχεία αποθηκεύονται σε ένα αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst). Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι χρήστες έχουν παρατηρήσει ότι το AutoArchive είτε λείπει είτε δεν λειτουργεί σωστά ακόμα και όταν όλες οι ρυθμίσεις είναι σωστές.
Σε αυτό το άρθρο, παραθέτουμε στρατηγικές για την αντιμετώπιση προβλημάτων και τη λειτουργία του AutoArchive ξανά.
Πίνακας περιεχομένων
- Μέθοδος 1 – Αλλάξτε τις ρυθμίσεις AutoArchive
- Μέθοδος 2 – Τροποποίηση της τιμής μητρώου ArchiveIgnoreLastModifiedTime
- Μέθοδος 3 – Εξαιρείται από το AutoArchive
- Μέθοδος 4 – Η εντολή αρχειοθέτησης δεν είναι διαθέσιμη σε εταιρικό περιβάλλον
- Μέθοδος 5 – Έλεγχος για κατεστραμμένο ή πλήρες archive.pst
- Μέθοδος 6 – Διαγραφή μηνυμάτων από το πλήρες γραμματοκιβώτιο
Μέθοδος 1 – Αλλάξτε τις ρυθμίσεις AutoArchive
Οι χρήστες πρότειναν ότι η αλλαγή των ρυθμίσεων της Αυτόματης Αρχειοθέτησης τους βοήθησε να επιλύσουν το πρόβλημα. Αυτό μπορεί να ρυθμιστεί σε πολλά επίπεδα: Προεπιλογή, ανά φάκελο και μη αυτόματες ρυθμίσεις.
Επίπεδο 1 – Προεπιλεγμένες ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης
1. Πηγαίνετε στο Αρχείο μενού.
2. Τώρα επιλέξτε το Επιλογές αυτί.
3. Στο παράθυρο που ανοίγει, επιλέξτε το Προχωρημένος αυτί.
4. Αναζήτηση για AutoArchive στο δεξιό τμήμα του παραθύρου και κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης… κουμπί.
5. Για να βεβαιωθείτε ότι το AutoArchive λειτουργεί, επιλέξτε το πρώτο πλαίσιο και διαμορφώστε το για πόσο συχνά θέλετε να εκτελείται το AutoArchive.
6. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ερώτηση πριν από την εκτέλεση του AutoArchive για να λάβετε μια ειδοποίηση πριν γίνει η Αυτόματη Αρχειοθέτηση.
7. Ελέγξτε τις ακόλουθες επιλογές:
- Διαγραφή στοιχείων που έχουν λήξει (μόνο φακέλους e-mail) εάν θέλετε να διαγραφούν στοιχεία που έχουν λήξει
- Αρχειοθετήστε ή διαγράψτε παλιά στοιχεία Διαφορετικά, μόνο τα στοιχεία που έχουν λήξει θα διαγραφούν.
- Εμφάνιση φακέλου αρχειοθέτησης στη λίστα φακέλων για να επιτρέψετε στο archive.pst να εμφανίζεται στη λίστα φακέλων που βοηθά στην εύκολη εύρεση αρχειοθετημένων στοιχείων.
- Μπορείς ορίστε την ηλικία των αντικειμένων που θέλετε να αρχειοθετήσετε στο πεδίο του Καθαρίστε αντικείμενα παλαιότερα από x , το οποίο βασίζεται στην ημερομηνία τελευταίας τροποποίησης από προεπιλογή
8. Έχετε επιλογές για να αποφασίσετε αν θα το κάνετε μετακινήστε παλιά στοιχεία σε ένα αρχείο αρχειοθέτησης ή διαγράψτε τα οριστικά .
9. Αφού επιλέξετε την επιλογή μπορείτε να τις εφαρμόσετε και να κάνετε κλικ Εντάξει για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις.
Επίπεδο 2 – Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης ανά φάκελο
Εάν το AutoArchive δεν λειτουργεί σε έναν συγκεκριμένο φάκελο στο γραμματοκιβώτιό σας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
1. Κάντε δεξί κλικ στον φάκελο και επιλέξτε Ιδιότητες .
2. Κάντε κλικ στο AutoArchive αυτί.
3. Με βάση τις απαιτήσεις σας επιλέξτε τα ακόλουθα:
- Εάν θέλετε αυτός ο φάκελος να αποτελεί εξαίρεση του AutoArchive, επιλέξτε Μην αρχειοθετείτε αντικείμενα σε αυτό .
- Εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε τα στοιχεία σε αυτόν το φάκελο χρησιμοποιώντας τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις όπως αναφέρθηκαν προηγουμένως, επιλέξτε Αρχειοθετήστε τα στοιχεία σε αυτόν τον φάκελο χρησιμοποιώντας τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις
- Εάν θέλετε να ορίσετε διαφορετικές επιλογές AutoArchive για αυτόν τον φάκελο, επιλέξτε Αρχειοθετήστε αυτόν τον φάκελο χρησιμοποιώντας αυτές τις ρυθμίσεις . Μπορείτε να αλλάξετε την ηλικία των στοιχείων που θα διαγραφούν και να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό αρχείο για αρχειοθέτηση.
4. Κάντε κλικ στο Εντάξει μόλις τελειώσετε.
Σημείωση: Αυτές οι ρυθμίσεις είναι συγκεκριμένες για το φάκελο και δεν εφαρμόζονται σε υποφακέλους.
Επίπεδο 3 – Ρυθμίσεις μη αυτόματης αρχειοθέτησης
Μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε τη διαδικασία αρχειοθέτησης με μη αυτόματο τρόπο, εάν τα παραπάνω δεν λειτουργούν.
1. Πηγαίνετε στο Αρχείο και μετά επιλέξτε Εργαλεία .
2 Στα Εργαλεία, επιλέξτε Καθαρίστε παλιά αντικείμενα . Ξεκινά τη διαδικασία αρχειοθέτησης και η πρόοδος εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης.
Μέθοδος 2 – Τροποποίηση της τιμής μητρώου ArchiveIgnoreLastModifiedTime
Η διαδικασία αρχειοθέτησης στο Outlook βασίζεται στην τελευταία ημερομηνία και ώρα που τροποποιήθηκε από προεπιλογή. Εάν απαντήσετε, προωθήσετε, μετακινήσετε, επεξεργαστείτε, αποθηκεύσετε ή εισαγάγετε ένα στοιχείο, τότε η ημερομηνία τροποποίησης θα αλλάξει, κάτι που μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα το AutoArchive να μην αρχειοθετήσει το στοιχείο.
Οι χρήστες βρήκαν ότι το AutoArchive λειτουργεί ορίζοντας την τιμή μητρώου για το ArchiveIgnoreLastModifiedTime, το οποίο δημιουργεί στοιχεία αρχειοθέτησης του Outlook με βάση την ημερομηνία λήψης. Πριν αλλάξετε την τιμή μητρώου, διατηρήστε ένα αντίγραφο ασφαλείας σε περίπτωση σφαλμάτων.
1. Πατήστε Πλήκτρο Windows + R να ξεκινήσω Τρέξιμο . Τύπος regedit να ανοίξει το Επεξεργαστής Μητρώου .
2. Μεταβείτε στην παρακάτω τοποθεσία ή επικολλήστε την στη γραμμή πλοήγησης.
|_+_|3. Μόλις φτάσετε στο παραπάνω δευτερεύον κλειδί μητρώου, κάντε κλικ στο Επεξεργασία μενού.
4. Στο μενού Επεξεργασία, επιλέξτε Νέος και κάντε κλικ στο Τιμή DWORD (32-bit). για να δημιουργήσετε ένα νέο στοιχείο στο μητρώο.
5. Ονομάστε το νέο στοιχείο ως ArchiveIgnoreLastModifiedTime και πατήστε Εισαγω .
6. Κάντε δεξί κλικ στο στοιχείο που δημιουργήθηκε πρόσφατα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Τροποποιώ .
7. Ορίστε την τιμή σε 1 στο Δεδομένα αξίας πλαίσιο και κάντε κλικ στο Εντάξει .
8. Κλείστε τον Επεξεργαστή Μητρώου και επανεκκινήστε το Outlook για να ισχύσουν οι αλλαγές μητρώου.
Τώρα ελέγξτε εάν το Outlook αρχειοθετεί σωστά τα στοιχεία, επιχειρώντας να αρχειοθετήσει με μη αυτόματο τρόπο και να δει εάν τα στοιχεία αρχειοθετούνται με βάση την ημερομηνία λήψης τους.
Μέθοδος 3 – Εξαιρείται από το AutoArchive
Εάν παρατηρήσετε ότι ένα συγκεκριμένο στοιχείο δεν έχει αρχειοθετηθεί, σημαίνει ότι η ιδιότητα για αυτό έχει ρυθμιστεί να το εξαιρεί από την Αυτόματη Αρχειοθέτηση.
1. Κάντε διπλό κλικ για να ανοίξετε το στοιχείο που έχει εξαιρεθεί από τη διαδικασία αρχειοθέτησης.
2. Κάντε κλικ στο Αρχείο μενού και μετά επιλέξτε Ιδιότητες .
3. Στο Ιδιότητες παράθυρο, αποεπιλέξτε την επιλογή Μην κάνετε αυτόματη αρχειοθέτηση αυτού του στοιχείου .
4. Μπορείτε να προσαρμόσετε το δικό σας θέα για να λάβετε μια επισκόπηση των στοιχείων για τα οποία έχει διαμορφωθεί αυτή η επιλογή. Πρέπει να επιτρέψετε την επεξεργασία εντός κελιών λειτουργούν ως εξής:
- Επιλέγω Θέα και κάντε κλικ στο Προβολή ρυθμίσεων .
- Εδώ κάντε κλικ στο Αλλες ρυθμίσεις κουμπί.
- Τώρα τσεκάρετε την επιλογή Να επιτρέπεται η επεξεργασία εντός κελιών .
- Μπορείτε τώρα να κάνετε κλικ σε ένα συγκεκριμένο πλαίσιο ελέγχου κάτω από Να μην γίνεται αυτόματη αρχειοθέτηση απευθείας από την Προβολή για να ενεργοποιήσετε/απενεργοποιήσετε την αρχειοθέτηση για αυτό το στοιχείο.
Σημείωση: Ενδέχεται να μην δείτε ένα πλαίσιο ελέγχου για τα στοιχεία σας, εκτός εάν κάνετε κλικ στο ίδιο το πεδίο. Χωρίς πλαίσιο ελέγχου ή μη επιλεγμένο πλαίσιο ελέγχου και τα δύο σημαίνουν ότι το στοιχείο θα αρχειοθετηθεί σύμφωνα με τις ρυθμίσεις του αρχείου σας.
Μέθοδος 4 – Η εντολή αρχειοθέτησης δεν είναι διαθέσιμη σε εταιρικό περιβάλλον
Η αυτόματη αρχειοθέτηση απενεργοποιήθηκε από την πολιτική ομάδας
Σε περίπτωση που εργάζεστε σε εταιρικό περιβάλλον και δεν μπορείτε να βρείτε τις ρυθμίσεις AutoArchive και Archive όπως αναφέρονται στη Μέθοδο 1 παραπάνω, σημαίνει ότι ο διαχειριστής μπορεί να έχει απενεργοποιήσει τις ρυθμίσεις ως πολιτική ομάδας. Αυτό βοηθά στην αποτροπή της εξάπλωσης δεδομένων γραμματοκιβωτίου σε διάφορους υπολογιστές στο δίκτυο σε αρχεία pst.
Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει να ρωτήσετε τον διαχειριστή αλληλογραφίας σχετικά με το πού πρέπει να αρχειοθετήσετε τα δεδομένα σας και πόσο καιρό θα πρέπει να διατηρηθούν τα στοιχεία. Επίσης, οι διαχειριστές σας μπορούν να ορίσουν τις Πολιτικές ομάδας ώστε να απενεργοποιούν την αυτόματη αρχειοθέτηση και να αποτρέπουν τη δημιουργία αρχείων pst.
Ανταλλαγή με το ηλεκτρονικό αρχείο
Ένας άλλος λόγος για τις ρυθμίσεις που λείπουν είναι όταν έχετε λογαριασμό Exchange, έχει ενεργοποιηθεί για εσάς μια ηλεκτρονική αρχειοθέτηση στον διακομιστή Exchange. Σε τέτοιες περιπτώσεις, οι επιλογές αρχειοθέτησης από την πλευρά του πελάτη θα απενεργοποιηθούν αυτόματα από το Outlook και η αρχειοθέτηση γίνεται σύμφωνα με τις εταιρικές πολιτικές που έχουν οριστεί στον διακομιστή Exchange.
Το πλεονέκτημα είναι ότι μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο αρχείο σας σε οποιονδήποτε υπολογιστή με το Outlook ή ακόμα και μέσω προγράμματος περιήγησης όταν έχετε πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιό σας μέσω του Outlook στο Web. Ως αποτέλεσμα αυτής της ενεργοποίησης για τον λογαριασμό σας, οι λειτουργίες Αυτόματης Αρχειοθέτησης και μη αυτόματης αρχειοθέτησης δεν θα είναι πλέον διαθέσιμες σε εσάς στο Outlook.
Μέθοδος 5 – Έλεγχος για κατεστραμμένο ή πλήρες archive.pst
Όταν γίνει το αρχείο archive.pst διεφθαρμένη , το Outlook δεν θα μπορεί να αρχειοθετήσει σε αυτό το αρχείο. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει κλείστε το Outlook και χρησιμοποιήστε το Εργαλείο επιδιόρθωσης εισερχομένων (scanpst.exe) για να το σαρώσετε για σφάλματα και να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο αρχειοθέτησης. Κάντε κλικ ΕΔΩ για να βρείτε τη θέση του scanpst.exe και τα βήματα για την εκτέλεση της σάρωσης στην Επιδιόρθωση 5 του άρθρου.
Όταν γίνει το αρχείο archive.pst γεμάτος , δεν θα επιτρέψει στο Outlook να αποθηκεύσει άλλα στοιχεία σε αυτό. Όταν συμπληρωθεί το όριο προειδοποίησης, δεν θα μπορείτε να μετακινήσετε στοιχεία στο αρχείο είτε με μη αυτόματο τρόπο είτε χρησιμοποιώντας την Αυτόματη Αρχειοθέτηση. Μόλις το έχει φτάσει το όριο , συνιστάται να δημιουργήστε ένα νέο αρχείο αρχειοθέτησης . Το όριο μεγέθους βασίζεται στην έκδοση του Outlook που χρησιμοποιείται.
- Αρχεία Outlook 97 – 2002 pst (ANSI): Το μέγιστο μέγεθος αρχείου είναι 2 GB και εκδίδεται μια προειδοποίηση όταν φτάσει τα 1,8 GB.
- Αρχεία pst Outlook 2003 – 2019 (Unicode): Το προεπιλεγμένο όριο είναι 20 GB Outlook 2003/2007 και 50 GB σε νεότερες εκδόσεις 2010, 2013, 2016, 2019 και Microsoft 365. Εκδίδεται μια προειδοποίηση όταν το όριο φθάσει τα 159 GB αντίστοιχα.
Μέθοδος 6 – Διαγραφή μηνυμάτων από το πλήρες γραμματοκιβώτιο
Σε περίπτωση που το γραμματοκιβώτιό σας είναι γεμάτο, θα λάβετε ένα μήνυμα που θα δηλώνει ότι το γραμματοκιβώτιο είναι γεμάτο όταν προσπαθείτε να στείλετε ένα μήνυμα. Ωστόσο, όταν προσπαθείτε να αρχειοθετήσετε όταν το γραμματοκιβώτιο είναι γεμάτο, το αρχείο δεν θα λειτουργήσει και δεν θα λάβετε ούτε το ίδιο σφάλμα.
Για να το επαναφέρετε στη δουλειά, μπορείτε είτε διαγράψτε ή μετακινήστε ορισμένα στοιχεία στο αρχείο αρχειοθέτησής σας με μη αυτόματο τρόπο ή επικοινωνήστε με τον διαχειριστή της αλληλογραφίας σας για να αυξήσετε προσωρινά το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας .
Για να καθαρίσετε το γραμματοκιβώτιό σας, μπορείτε να προχωρήσετε στη διαδικασία εκκαθάρισης με την ακόλουθη σειρά των φακέλων: Διαγραμμένα αντικείμενα, Ανεπιθύμητα email, Εισερχόμενα, Απεσταλμένα και άλλοι φάκελοι αλληλογραφίας, Ημερολόγιο, Ημερολόγιο, Επαφές και Σημειώσεις.
Εάν κάποια από τις παραπάνω επιδιορθώσεις δεν λειτουργεί για εσάς, τότε σας συνιστούμε να εκτελέσετε ένα επισκευή της σουίτας του Office ή επανεγκαταστήστε το Office και ελέγξτε αν βοηθά στην επίλυση του προβλήματος.
Ευχαριστώ που διαβάσατε αυτό το άρθρο.
Ελπίζουμε ότι καταφέρατε να επιλύσετε το σφάλμα μη λειτουργίας AutoArchive.